Tips Mengelola Waktu

Setiap orang diberikan waktu yang sama yaitu 24 jam sehari, namun faktanya ada orang yang sukses dan tidak sukses. Salah satu perbedaan antara orang sukses dan gagal adalah dalam hal kemampuan mengelola waktu. Makna waktu bagi seseorang juga terkait dengan pengalamannya. Sebagai contoh, satu bulan bagi ibu yang melahirkan anaknya yang prematur akan sangat berarti, atau satu detik bagi seorang atlet lomba lari akan sangat berarti dalam perlombaan lari. Pentingnya  menggunakan waktu tersebut juga ditekankan dalam agama Islam, dimana disebutkan dalam salah satu surat di Al Quran (surat Al Ashr) yang intinya adalah, manusia akan merugi bila tidak menggunakan waktunya untuk hal – hal yang bermanfaat bagi dirinya sendiri dan orang lain.

Menurut Prinsip Pareto, orang yang menggunakan 80 prosen dari waktunya, namun hanya memperoleh hasil 20 prosen dari yang seharusnya, adalah termasuk “orang – orang yang merugi” atau tidak mampu memanfaatkan waktunya dengan baik. Berikut adalah beberapa tips mengelola waktu

  1. Gunakan “To Do List”

Sering terjadi waktu menjadi terbuang sia sia karena kita lupa dengan apa  yang harus diselesaikan pada waktu tertentu. Tidak hanya waktu yang terbuang bahkan uang, tenaga dan pikiran ikut terpengaruh. Contohnya adalah terlambat membayar listrik, telpon, memperpanjang surat ijin mengemudi (SIM) atau laporan yang berujung terkena denda atau sanksi. Dengan membiasakan membuat  “To-Do-List”  (apa yang harus dikerjakan baik harian, mingguan atau bulanan), maka diharapkan akan mengurangi tekanan (stress), menghemat waktu dan tugas-tugas  dapat diselesaikan tepat waktu. To do list pada prinsipnya memuat hal – hal apa saja yang akan atau harus dikerjakan berdasarkan urutan kepentingan dan urgensinya.

  1. Buat Personal Goals

Apakah anda sudah mengetahui apa yang anda inginkan dalam 6 bulan, satu tahun, lima tahun kedepan ? Membuat tujuan pribadi (personal goal setting) sangat penting agar dapat mengelola waktu dengan effektif karena dengan adanya  tujuan (goal) akan memberikan arah dan visi kedepan, artinya kita akan mengetahui kemana kita akan pergi, bagaimana memilih  prioritas, sekaligus memaksa kita untuk mengelola waktu, dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tersebut. Menetapkan sasaran (goals) juga dapat  membantu kita untuk memisahkan dan memutuskan mana kegiatan yang penting (important), tidak penting (unimportant), mendesak (urgent) dan tidak mendesak  (unurgent).

  1. Tentukan Prioritas

Salah satu alat untuk menentukan kegiatan mana yang menjadi prioritas adalah dengan menggunakan matrix Important/Urgent (Action Priority Matrix). Matrix ini menggabungkan apa yang penting (important) dan mendesak (urgent), sehingga akan tergambar 4  kuadran yaitu :

  • Penting dan mendesak
  • Penting tapi tidak mendesak
  • Tidak penting dan mendesak
  • Tidak penting dan tidak mendesak

Seseorang  yang lebih  banyak melakukan hal yang “penting dan tidak mendesak” (important dan un urgent)  adalah orang yang mampu mengelola waktunya dengan baik. Sebaliknya bila kegiatannya lebih banyak berada pada tiga kuadran lainnya, dapat dikatakan orang tersebut belum  mampu mengelola waktunya dengan baik.

  1. Antisipasi gangguan (Distractions) yang mungkin muncul.

Berdasarkan penelitian, rata-rata orang kehilangan waktu sekitar 2 jam sehari karena gangguan yang tidak perlu (distractions) padahal waktu yang telah hilang tidak mungkin diperoleh kembali. Contoh gangguan dimaksud antara lain berasal dari email, chatting (ngobrol) melalui Hand Phone atau internet, atau orang lain yang berkepentingan dengan kita  dan seterusnya. Untuk mengatasi hilangnya waktu karena adanya gangguan tersebut, maka perlu dipelajari bagaimana meminimalkan gangguan dan mengelola interupsi secara efektif. Misalnya menolak atau menghindar secara halus dan dengan cara komunikasi yang santun atau menyediakan waktu khusus untuk mengantipasi situasi yang tidak terduga.

  1. Hilangkan kebiasaan menunda nunda (Procrastination)

Penundaan biasanya terjadi ketika suatu pekerjaan yang harusnya segera diselesaikan tidak dilaksanakan sampai habis batas waktunya. Salah satu cara untuk mengatasi  kebiasaan ini adalah dengan membuat rencana tindakan (action plans ) dan membagi pekerjaan kedalam sub pekerjaan yang lebih mudah diselesaikan ketimbang dikerjakan sekaligus semuanya (membagi suatu pekerjaan kedalam “potongan potongan kecil”).

  1. Belajar mengatakan “tidak” dengan cara yang santun.

Bagi sebagian orang dirasakan sulit untuk berkata “tidak” atau menolak permintaan seseorang, akibatnya terlalu banyak janji yang harus dipenuhi dan selanjutnya menimbulkan stress dan komitmen yang rendah seperti sering tidak menepati janji yang dalam jangka panjang akan merugikan diri sendiri karena kehilangan kepercayaan dari orang lain.

  1. Hindari melakukan kegiatan dalam satu waktu (Multitasking).

Kebiasaan merugikan lainnya  adalah melakukan berbagai kegiatan dalam satu waktu (multitasking) seperti menulis email sambil berbicara melalui telpon. Sekilas cara tersebut nampak efisien namun yang cara seperti ini justru sering menimbulkan kesalahan karena ketelitian menjadi berkurang. Oleh karena itu kebiasaan multitasking sebaiknya ditinggalkan dan beralih fokus pada satu pekerjaan pada satu waktu.

  1. Lakukan istirahat secara teratur.

Orang yang bekerja 8-10 jam tanpa henti seolah terkesan baik (seolah tidak membuang waktu) khususnya dalam mengejar deadline , namun cara ini tidak mungkin dapat dilakukan bila ingin memperoleh hasil yang berkualitas tanpa adanya jeda waktu untuk     memberi istirahat kepada otak dan tubuh.  Memberikan istirahat sejenak misalnya hanya  sekedar jalan, minum dan meditasi akan memberikan kesegaran baru.

  1. Manfaat ritme tubuh secara efektif

               Tidak semua orang memiliki ritme tubuh yang sama. Ada yang merasa lebih produktif di pagi hari dan ada yang merasa lebih mudah berkonsentrasi di malam hari. Yang terbaik adalah membuat jadwal untuk pekerjaan yang penting pada saat tubuh berada pada ritme terbaik dan mengerjakan yang kurang penting pada saat ritme tubuh mulai menurun.

Rujukan :

  1. The Secret of Time Management, Triexs Media, 2010
  2. Time Management, Mind Tools
  3. Time Management,Sillane, SJ James J.2003

KONTAK KAMI


Silakan Hubungi Kami Untuk Meninggalkan Pesan

Nama Anda (wajib diisi)

Email Anda (wajib diisi)

Judul Pesan(wajib diisi)

Isi Pesan (wajib diisi)

Alamat:

Jl.Citarum No.27

Bandung  40115

Telepon:

+62 878 8596 6456

+62 812 7557 234

+62 815 6329 7868

Jam :

Senin - Jum'at 09.00 - 17.00

Lebih Dekat Dengan Kami
© PT Tri Inspirasi Mughni - 2019 All Rights Reserved.